Cada matrícula de estudante gera um registro acadêmico dentro do Unimestre. Este por sua vez, se transforma em vários registros na ficha individual (vínculos com matrículas em disciplinas), além de outro grupo de registros no contas a receber, referente as mensalidades.
Algumas movimentações de situações acontecem de forma automática pelo sistema. Outras, podem exigir a intervenção manual dos usuários administrativos da instituição.
Situações de matrícula
As possíveis situações relacionadas a matricula de um aluno, são:
Cursando (ou Ativo): é equivalente ao aluno cursando, indica que o estudante está participando de atividades acadêmicas (ou que as aulas iniciarão em breve)
Cancelada: é usada para registrar o cancelamento de uma matrícula por qualquer motivo
Reserva: é o recém matriculado, que possua pendências para a ativação da matrícula (de documentação ou financeira)
Abandono: registra a saída do aluno, porém, sem motivos justificados. Em muitos casos é usado quando o aluno não é mais localizado
Desistência: indica a saída do aluno da instituição, por manifestação própria indicando que ele deseja interromper o curso
Trancamento: indica a saída do aluno da instituição, por manifestação própria, porém sinalizando que há a intenção de retorno
Atualizações automáticas de situações
Algumas situações são atualizadas automaticamente pelo Unimestre. Confira quais são:
RESERVA: sempre que um aluno é matriculado, o padrão do sistema é que o aluno entre nessa situação de matrícula. Na prática, está assegurada a vaga na turma, porém sua ativação depende do pagamento da primeira mensalidade e da entrega de todos os documentos sinalizados como obrigatórios para o curso.
CURSANDO: Quando os requisitos mencionados no item anterior (pagamento mensalidade e entrega de documento) é concluído, o Unimestre atualiza automaticamente a situação do estudante para CURSANDO/ATIVO.
APROVADO/REPROVADO: No final do ano/semestre, após todas as disciplinas serem alteradas para aprovação ou reprovação, ao recalcular as médias de toda turma pela Ficha Individual, o Unimestre tira a situação do aluno do status Cursando para Aprovado (se 100% das disciplinas foram aprovadas) ou Reprovado (se uma ou mais disciplinas foram reprovadas).
Como alterar manualmente uma situação de matrícula
Em algumas situações a atualização dessa situação deve ser feita de forma manual. Isso acontece especialmente para registrar o cancelamento, trancamento, desistência ou abandono de uma matrícula.
Para atualizar a situação de matrícula do aluno:
Acesse no Gestão Online o menu Planilha de Matrículas;
Busque pelo aluno e selecione a turma que deve ter a situação alterada;
Na parte superior, clique em Situação e selecione o tipo de movimentação acadêmica;
Na tela que abrir, preencha as informações complementares e confirme.
Nesta última etapa será apresentada a Data de Saída. Ela é relevante pois:
No acadêmico, indica que a gestão de frequência e notas deve ser até a data de saída do aluno;
No financeiro, terá impacto em quais mensalidades devem ser canceladas e quais devem permanecer ativas.
💡 Dica: evite informar datas retroativas em meses anteriores pois elas podem comprometer a operação financeira. É importante que o lançamento no Unimestre seja o mais próximo possível da data que aconteceu a movimentação do aluno (confirmação de cancelamento, trancamento, etc).
Parâmetros envolvidos
Ao promover uma alteração de situação de matrícula do aluno que sinalize a saída deste da instituição, o Unimestre promoverá algumas ações cuja regra de negócio pode ser feita com base em parametrizações da própria instituição. Eles permitirão determinar:
Se a mensalidade do mês atual deve ser cancelada
Se as mensalidades vencidas devem ser perdoadas
Se as mensalidades futuras devem ser canceladas
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