O ambiente de relatórios do Gestão Online permite que a sua instituição crie documentos e relatórios. Ou seja, você mesmo pode criar os documentos e sair usando, sem precisar de qualquer chamado técnico ou interferência dos consultores da amais educação. Esse processo além de dar autonomia, auxilia diretamente o processo de matriculas da Instituição pois permite que os contratos de prestação de serviços sejam desenvolvidos.
Primeiro, acesse o módulo de relatórios do gestão online e clique em Cadastros > Documentos.
Criando um novo documento
Siga as orientações abaixo, nós te ajudaremos a criar um novo documento do zero.
Etapa 1: criando o rascunho do documento
Primeiro, abra seu editor de textos que salve arquivos nas extensões .doc ou .docx (sugestão: Microsoft Office Word). Comece a redigir o documento deixando as lacunas dos espaços que você precisa preencher com os dados dinâmicos
ℹ️ Dados dinâmicos: dados que em cada impressão serão alterados, como nome do aluno, CPF, código da turma, etc...
Exemplo de documento:
💡 Se for a sua primeira experiência criando um relatório, crie um documento simples e conheça toda a lógica. Isso otimizará muito sua experiência futura.
Etapa 2: iniciando o cadastro no Unimestre
Na tela de cadastros de relatórios do Gestão Online, clique em incluir.
O primeiro passo será informar o Nome do documento (é assim que ele aparecerá na tela de relatórios no momento da impressão). E ainda, o Tipo de Consulta que será realizado.
Os tipos de consulta determinam um conjunto de informações que poderão ser usadas no documento. É importante que o desenvolvimento do documento respeite os parâmetros pré-estabelecidos pelo Unimestre.
Tipos de consulta:
Contrato de Negociação: envolve vínculo acadêmico de curso e turma e dados financeiros;
Contrato e documentos para matrícula: apresenta informações sobre o vínculo acadêmico, dados do estudante e seus diferentes responsáveis;
Contrato e documentos para matrícula - simplificado: idem anterior, mas com um conjunto menor de informações para simplificar o processo;
Requerimento de matrícula: além do curso e turma, disponibiliza também dados sobre disciplinas
Declaração para Imposto de renda: dados do aluno, curso, turma e informações financeiras de valores pagos. Os valores serão apresentados levando em conta os tipos de títulos marcados com a opção Mostrar na declaração do imposto de renda.
💡 Adapte seus novos documentos a estes tipos de dados. Não é possível usar dois conjuntos de dados simultaneamente.
Etapa 3: aplicando os campos dinâmicos
Ao avançar, você chegará em uma tela onde serão apresentados os grupos de informações disponíveis para uso. Clicando sobre ele, estarão os diferentes campos que podem ser utilizados.
Cada campo, quando clicado, vai levar para a área de transferência do seu computador o código dinâmico. O trabalho a ser feito é: clicar sobre o campo e ir até o documento que está sendo criado em seu computador, e colar o campo no local desejado usando o CTRL V.
Observe a animação abaixo:
Clicamos sobre o campo NOME DO ALUNO
Abrimos o editor de texto
Selecionamos o local em que o campo deve ser colado
Usamos a opção colar (CTRL + V)
Repita esse processo para cada campo dinâmico. Se for necessário, adapte a redação do documento para contemplar os campos disponíveis para uso.
Ao final, seu documento estará com todas as variáveis:
Após preencher tudo, salve o documento e feche seu editor de texto.
Etapa 4: enviando o arquivo para o Unimestre
Nesta etapa, você deve fazer o envio do arquivo criado com as variáveis para o Gestão Online. Clique na caixa de envio ou arraste o arquivo. Quando isso estiver feito, clique em avançar.
Etapa 5: Locais de uso do documento
Para encerrar, basta indicar em quais locais o documento estará disponível para uso.
Se o seu desejo é usar ele como um atestado ou declaração, sugerimos que marque a opção "na tela de impressão de documentos".
Agora, se o documento criado é um requerimento de matrícula ou contrato de prestação de serviços, faz sentido assinalar a opção "na tela de matricular estudantes". Com isso, os usuários terão acesso fácil ao documento imediatamente após uma matrícula.
Selecione os locais desejados, salve.
Pronto, você acabou de criar um novo documento no Unimestre - Gestão Online.
Abaixo temos um vídeo de apoio a processo explicado acima:
Dicas importantes:
Teste o documento, gere ele para alunos diferentes e valide o comportamento.
Ajuste se necessário o arquivo no editor de texto, edite o documento criado e atualize o arquivo enviado. Isso atualizará o documento automaticamente.
Para impressão de vários registros (uma turma por exemplo) deve apenas no arquivo arquivo criado ter uma quebra de página, Inserir > Quebra de Página, no final do documento, dessa forma o arquivo que será enviado terá uma página em branco.
Você pode adicionar manualmente a expressão “_ou_vazio” após o nome de uma variável. Nesse caso se o resultado for vazio, ao invés de ser mostrado o nome da variável, o sistema vai mostrar um valor vazio. Exemplo. A variável copiada é ${ds_nome_resp_finan}, você pode substituir por${ds_nome_resp_finan_ou_vazio}.